قرارداد فقط منحصر به نسخه فیزیکی نمی‌شود. برای تعاملات آنلاین مثل استفاده از اپلیکیشن‌ها، سامانه، پلتفرم، نر‌م‌افزار، سایت‌ها (واسطه‌ای، آموزشی، خبری و…) امکان تنظیم قوانین و مقررات به عنوان یک قرارداد آنلاین وجود دارد. این قوانین معمولا در هنگام ورود و پیش از دسترسی‌ به خدمات و محتوای سایت یا اپلیکیشن، مورد قبول کاربر قرار می‌گیرد.

تنظیم اختصاصی قوانین و مقررات باعث می‌شود که بتوانید با توجه به شرایط و نیازهای خود و کاربر، آن را تعیین کنید. به همین دلیل توصیه می‌‌شود به جای استفاده از قالب‌های آماده، از قوانین و مقررات اختصاصی برای سایت یا پلتفرم خود استفاده کنید. 

قراردادی که با عنوان «قوانین و مقررات» شناخته می‌شود، نحوه استفاده از سایت و تمامی شرایط، حقوق و مسئولیت‌های طرفین را به‌طور کامل و شفاف مشخص می‌کند. کاربر برای استفاده از خدمات سایت باید آن را تایید کند. دارنده سایت یا اپلیکیشن با تنظیم این قوانین و مقررات می‌تواند حقوقی مثل مسدود کردن اکانت در صورت نقض قواعد سایت را برای خود محفوظ کند. همچنین با تنظیم قوانین و مقررات سایت، حیطه مسئولیت‌های طرفین مشخص می‌شود. صاحب سایت یا اپلیکیشن می‌تواند مسئولیت‌ خود را در برخی شرایط سلب کند و از کاربر بخواهد خرید و فروش خود را با دقت بیشتری انجام دهد. (مثلا اینکه سایت در قبال دزدی بودن مال یا سایر ایرادات آن مسئولیتی ندارد)

کاربر برای استفاده از سامانه باید قوانین و مقررات را تایید کند. در صورتی که تایید انجام نشود یا به‌طور کلی قوانین و مقررات برای سایت تنظیم نشده باشد، ممکن است در صورت بروز مشکل دارنده سایت یا اپلیکیشن در مراجع قضایی مسئول شناخته شود.

در پلتفرم‌ها و سایت‌های واسطه‌ای که کالا یا خدمتی در آن‌ها به فروش می‌رسد، باید علاوه‌بر تنظیم قوانین و مقررات کلی برای کاربران، قوانینی هم برای تامین کنندگانی که کالا یا خدمت خود را از طریق سایت واسطه‌ای به فروش می‌رسانند، تنظیم شود. مثل دریافت مجوزهای لازم برای فعالیت و رعایت حقوق مالکیت فکری.

شرایط استفاده از سایت که به منزله قرارداد بین مالک و کاربران سایت یا اپلیکیشن است، باید دارای موارد زیر باشد:

  • ۱) پیش از آنکه اطلاعات کاربر را ذخیره کنید، این مورد را به تایید کاربر برسانید تا در صورت استعلام مراجع قانونی مثل پلیس فتا بتوانید آن را در اختیار آن‌ها قرار دهید.
  • ۲) یکی از شرایط مهم برای سایت و پلتفرم‌ها، نحوه استفاده از وب‌سایت است که در پلتفرم‌ها و وبسایت‌های واسطه‌ای شامل توضیح شرایط سفارش کالا یا خدمت (مثل نحوه ارسال و مدت زمان آن) و همچنین شرایط مرجوع کردن کالا است. 
  • ۳) در صورتی که امکان مرجوع کردن کالا و لغو سفارش وجود داشته باشد، بهتر است در قرارداد پیش‌بینی شود که وجه از طرف سایت به حسابی برمی‌گردد که از آن واریز صورت گرفته است. در این صورت مشتری نمی‌تواند ادعا کند که مبلغ به حساب دیگری مسترد شده است.
  • ۴) هنگام ثبت‌نام و استفاده از خدمات سایت، اطلاعاتی از کاربران (مانند مشخصات، شماره تلفن، آدرس ایمیل، نشانی پستی، تراکنش‌های مالی و…) در سایت ذخیره می‌شود. دارنده فضای آنلاین ملزم به حفظ این اطلاعات و عدم افشای آن است. در رابطه با سایت‌های آموزشی علاوه‌بر حفظ اطلاعات کاربران، رعایت حقوق مالکیت معنوی محتوا نیز اهمیت زیادی دارد.
  • ۵) پس از تایید کاربر بهتر است یک نسخه از قوانین به نشانی کاربر ایمیل شود تا کاربر ادعا نکند که یکی از شروط از ابتدا وجود نداشته است.
  • ۶) یکی دیگر از نکاتی که باید در تنظیم قوانین و مقررات مورد توجه قرار بگیرد، نحوه دسترسی کاربران به حساب کاربری و بارگذاری محتواست. در صورتی که کاربر محتوایی خلاف قوانین و مقررات بارگذاری کند، دارنده سایت یا پلتفرم می‌تواند حساب را مسدود یا محتوا را از حساب او پاک کند. 
  • ۷) با توجه به اینکه فضای آنلاین همواره در معرض تغییر است، مالک فضای آنلاین می‌تواند قوانین و مقررات را در دوره‌های مختلف به‌روزرسانی کرده و آن را از طریق پیام یا ایمیل به کاربر اطلاع دهد. ادامه استفاده از سایت به این معناست که کاربر با شرایط جدید موافقت کرده است.
  • ۸) در تنظیم قوانین و مقررات سایت بهتر است به دسته‌بندی شرایط نیز توجه شود. برای مثال شرایط خرید و دریافت کالا یا خدمت، شرایط مرجوعی، مالکیت معنوی، امنیت و مسئولیت‌ها و… را به‌صورت جداگانه مشخص شود.

کاربر نیز که طرف دیگر قوانین و مقررات است، باید قبل از استفاده از فضای آنلاین (مثل سایت، نرم‌افزار، پلتفرم، سامانه و…) کلیه قوانین و مقررات را با دقت مطالعه کند. پذیرش شرایط، معمولا با انتخاب گزینه «موافقم» (I Agree) انجام و حق هرگونه ادعا و اعتراض را از کاربر سلب می‌کند. کاربر با پذیرش شرایط و  استفاده از سایت متعهد به انجام وظایفی می‌شود که ذکر آن‌ها در قوانین و مقررات، اهمیت زیادی دارد مانند اینکه:

  • – در صورتی که سایت برای استفاده شخصی امکاناتی را در اختیار کاربر قرار می‌دهد، باید این مورد را در قوانین و مقررات ذکر کند. کاربر نیز نباید از امکانات سایت استفاده تجاری کند. 
  • – کاربر مسئول صحت اطلاعاتی است که در سایت بارگذاری کرده است. در صورت هرگونه مغایرت در اطلاعات (مثل ثبت آدرس اشتباه برای ارسال کالا) خود کاربر مسئول است.
  • – یکی دیگر از موارد مهمی که باید در قرارداد (قوانین و مقررات) مشخص شود بحث عدم افشای اطلاعات است. کاربر به موجب این بخش از قرارداد متعهد می‌شود اطلاعاتی را که در نتیجه استفاده از خدمات کسب کرده است، در اختیار دیگران قرار ندهد و از استفاده غیر مجاز از محتوا اجتناب کند.
  • – گاهی در حین اجرای قرارداد ممکن است تغییرات، الحاقات و اصلاحاتی از طرف صاحب سایت اعمال شود و از طریق پیامک، ایمیل یا نرم‌افزار به اطلاع کاربر برسد. کاربر موظف است که قوانین و شرایط جدید را مطالعه و در صورتی که با آن‌ها موافق باشد، تایید کند.قوانین و مقررات با عناوین دیگری مثل Terms & conditions و privacy policy نیز شناخته می‌شوند.